Mikä on piilokopio (BCC) sähköpostissa? Miten sitä käytetään turvallisesti

Sähköpostin piilokopio-ominaisuus (BCC) auttaa viestimään nopeasti useiden vastaanottajien kanssa säilyttäen samalla heidän yksityisyytensä. Se on varmasti tyylikkäämpää kuin saman sähköpostin lähettäminen useita kertoja eri yhteystiedoille, vaikka se ei olekaan yhtä läpinäkyvää kuin kopio (CC). Vaikka piilokopiolla on omat etunsa, sen väärinkäyttö voi johtaa vakaviin tietoturvariskeihin.

Itse asiassa Yhdistyneen kuningaskunnan johtava tietosuojaa ja tiedon oikeuksia valvova viranomainen on toistuvasti listannut piilokopion (BCC) virheellisen käytön yleisimpien kyberturvallisuuteen liittymättömien tietomurtojen joukkoon vuodesta 2019 lähtien raportoiduissa tapauksissa(uusi ikkuna).

Sääntelyviranomaisen, Information Commissioner’s Office (ICO), mukaan piilokopion (BCC) virheellinen käyttö on johtanut yli 1 000 tietomurtoon(uusi ikkuna) julkisella sektorilla lokakuuhun 2023 mennessä. Monet näistä vaaratilanteista koskivat erittäin arkaluontoisia asioita, kuten lähisuhdeväkivallan uhreihin ja potilastietoihin liittyvää viestintää, joissa vastaanottajien tietojen paljastumisella voi olla vakavia seurauksia.

Tässä oppaassa opit käyttämään sähköpostin piilokopio-ominaisuutta tehokkaasti, välttämään yleisiä virheitä ja pitämään sähköpostisi turvallisina samalla, kun suojaat vastaanottajiesi yksityisyyttä Proton Mailin(uusi ikkuna) avulla.

Mitä BCC tarkoittaa sähköpostissa?

Sähköpostin BCC tarkoittaa piilokopiota (engl. “blind carbon copy”). Lähettäjä voi lisätä BCC-kenttään kuinka monta osoitetta tahansa, mutta vastaanottajat pysyvät piilossa toisiltaan. Toisin kuin vastaanottaja- ja kopio-kentät, jotka näyttävät kaikki vastaanottajien osoitteet, BCC varmistaa, että jokainen vastaanottaja näkee ryhmäviestinnässä vain oman nimensä. Sitä käytetään erityisesti ammatillisissa yhteyksissä.

Tässä on ero vastaanottaja-, kopio- ja piilokopiokenttien välillä:

• Vastaanottaja: Ensisijainen vastaanottaja – kaikki näkevät, kuka sähköpostin saa.
• Kopio: Toissijainen vastaanottaja – näkyy myös kaikille.
• Piilokopio (BCC): Vastaanottajat pysyvät piilossa toisiltaan.

Sekä kopio- että piilokopiokentät ovat peräisin tietokoneita edeltävältä ajalta, jolloin oli yleistä tehdä asiakirjoista kopioita lisäämällä hiilipaperiarkki tavallisten paperiarkkien väliin. Päällimmäiselle arkille kirjoitettu tai koneella kirjoitettu teksti painui hiilipaperin läpi alla olevalle arkille, jolloin syntyi “hiilikopio”.

Milloin piilokopiota (BCC) tulisi käyttää?

Piilokopio on erityisen hyödyllinen tilanteissa, joissa haluat suojata vastaanottajien yhteystiedot ja välttää tarpeetonta sähköpostitulvaa. Klassinen esimerkki piilokopion käytöstä on tuotepäivityksen lähettäminen asiakkaille – sinun tarvitsee vain syöttää heidän sähköpostiosoitteensa piilokopiokenttään.

Tässä on joitakin yleisiä käyttötapoja piilokopiolle:

• Massasähköpostien, tapahtumakutsujen ja tiedotteiden lähettäminen. Mielenkiintoista on, että tutkimusten(uusi ikkuna) mukaan useimmat piilokopiota käyttävät sähköpostit sisältävät vain 1–5 vastaanottajaa, mikä viittaa siihen, että sitä käytetään enemmän pienemmissä ryhmissä kuin massiivisilla postituslistoilla.
• Sisäisten yrityssähköpostien lähettäminen useille työntekijöille tai sidosryhmille.
• Asiakasviestintä ja tahattomien “Vastaa kaikille” -ketjujen välttäminen.
• Jonkun pitäminen ajan tasalla yksityisesti, kuten sähköpostin jakaminen huomaamattomasti esimiehen tai HR-osaston kanssa ilman, että päävastaanottaja tietää. Tai esimies voi lisätä itsensä piilokopioon asiakkaalle lähetettyyn sähköpostiin.

Turvallisuusnäkökohdat piilokopiota käytettäessä

Piilokopion käytön eduista huolimatta on tiettyjä riskejä, jotka on hyvä tiedostaa:

• Vastaanottajalistojen paljastuminen: Yleinen virhe on unohtaa piilokopion käyttö silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä, mikä voi johtaa tietomurtoihin ja tietosuojalakien, kuten GDPR:n, rikkomiseen. Esimerkiksi vuonna 2018 3 000 henkilön henkilötiedot paljastuivat(uusi ikkuna), koska lähettäjät käyttivät virheellisesti kopio-kenttää piilokopion sijasta. Tämä johti kuuteen merkittävään tietomurtoon, joissa kussakin tapauksessa kärsi keskimäärin 494 ihmistä.
• Roskapostisuodattimiin liittyvät ongelmat: Sähköpostin lähettäminen liian monelle BCC-vastaanottajalle voi laukaista roskapostisuodattimet, koska se muistuttaa massapostitusta, johon liitetään usein roskapostikäyttäytyminen. Esimerkiksi Proton Mailin Free plan -tilaus rajoittaa 50 sähköpostin lähettämistä tunnissa ja 150 sähköpostia päivässä, jolloin jokainen BCC-osoite lasketaan erilliseksi sähköpostiksi. Nämä lähetysrajoitukset auttavat paitsi estämään väärinkäytöksiä, myös varmistamaan, että sähköpostisi saavuttavat vastaanottajan saapuneet-kansion ilman, että niitä merkitään roskapostiksi.
• Phishing scams: Kyberrikolliset hyödyntävät usein sähköpostin piilokopio-ominaisuutta saadakseen tietojenkalasteluhyökkäykset näyttämään vakuuttavammilta. Piilottamalla vastaanottajaluettelon he voivat lähettää saman viestin useille vastaanottajille ja saada sen näyttämään siltä, että se on tarkoitettu vain sinulle. Tavoitteena on vähentää epäluuloja ja saada sinut klikkaamaan haitallisia linkkejä tai jakamaan arkaluontoisia tietoja.

Lähetä piilokopiollisia sähköposteja turvallisesti Proton Maililla

Proton Mail on turvallinen sähköpostipalvelu, joka suojaa kaikki sähköpostisi päästä päähän -salauksella, myös ne, jotka on lähetetty tai vastaanotettu piilokopiolla, joten vain sinä voit lukea niitä – meilläkään ei ole pääsyä niihin.

Saapuneet-kansion pitämiseksi turvallisena Proton Mail sisältää edistyneitä roskapostin torjuntatyökaluja, kuten PhishGuardin, joka suojaa tietojenkalasteluhyökkäyksiltä tunnistamalla ja estämällä petollisia sähköposteja. Emme myöskään koskaan näytä mainoksia tai skannaa sähköpostejasi mainostarkoituksessa – kaikki Proton-sovellukset rahoitetaan yksinomaan maksavien tilaajien yhteisöllämme.

Jos sinulla ei vielä ole Proton Mail -tiliä, voit helposti siirtää kaikki tietosi, mukaan lukien sähköpostit, kalenterit ja yhteystiedot, Easy Switch -ominaisuuden avulla.

Uskomme, että yksityisyyden tulisi olla internetin oletusasetus. Siksi olemme rakentaneet salatun ekosysteemin, joka on suunniteltu suojaamaan sähköpostisi, salasanasi, internetyhteytesi(uusi ikkuna), pilvitallennustilasi(uusi ikkuna), kalenterisi ja digitaaliset omaisuutesi.