Das Schreiben einer professionellen E-Mail ist eine Fähigkeit, die jeder geschäftsorientierte Mensch in seinem Werkzeugkasten haben sollte. E-Mails sind nicht nur eine der häufigsten Kommunikationsformen, sondern oft auch die Art und Weise, wie Menschen in einem Unternehmen schnell und effizient Nachrichten senden, Aufgaben zuweisen, Projekte in Dateien ablegen, sich gegenseitig über wichtige Memos aktualisieren und vieles mehr.

Aber bevor du deine E-Mail schreibst, musst du eine Begrüßung verfassen, die die Aufmerksamkeit deiner Leser erregt, damit sie deine Nachricht auch tatsächlich öffnen und lesen.

Wenn du dich fragst, was die besten E-Mail-Einleitungen sind, zeigt dir dieser Artikel, wie du eine E-Mail professionell beginnst und wie du jemanden in einer geschäftlichen E-Mail ansprichst, nebst weiteren Beispielen für E-Mail-Begrüßungen – und einem speziellen Proton-Dienst, der dir helfen kann, einen Entwurf deiner Nachricht zu erstellen.

Wie du eine Betreffzeile schreibst, mit der deine E-Mail geöffnet wird

Um eine E-Mail zu beginnen, solltest du zuerst eine informative, aber prägnante Betreffzeile erstellen.

Eine gute Betreffzeile kann dazu beitragen, dass deine E-Mail gelesen wird. Ohne einen aufmerksamkeitsstarken Betreff kann deine E-Mail übersehen werden oder unter den anderen E-Mails des Empfängers in seinem Posteingang verloren gehen.

Achte beim Schreiben einer Betreffzeile darauf, das Thema deiner E-Mail sowie eine kurze Handlungsaufforderung und/oder einen Zeitpunkt, zu dem du eine Antwort erwartest, anzugeben. Versuche beispielsweise statt „Memo“ lieber „Wöchentliches Memo – Bitte bis Tagesende antworten“.

Deine Betreffzeile sollte weniger als 10 Wörter lang sein, aber dennoch ein Gefühl der Dringlichkeit vermitteln.

Wie du die besten Begrüßungen und E-Mail-Einleitungen verfasst

Es ist wichtig, deine Kollegen auf professionelle Weise zu grüßen. Das richtige Gleichgewicht zwischen E-Mail-Etikette und Klarheit stellt sicher, dass du eine Nachricht verfasst, die direkt und effizient ist und die von dir gewünschte Antwort hervorruft.

1. Verwende die passende E-Mail-Begrüßung (+ 15 Beispiele)

Beginne deine E-Mail mit einer höflichen und professionellen Begrüßung.

3 Beispiele für formelle Begrüßungen

  • Sehr geehrte(r) Frau/Herr Smith,
  • Guten Morgen / Guten Tag / Guten Abend [Titel + Nachname],
  • Sehr geehrte/r Dr. Weber und Professor/in Sato,

7 Beispiele für informelle Begrüßungen

  • Hi Jane,
  • Hi Martina und Antonio,
  • Hallo Joe,
  • Hey Anna,
  • Nick,
  • Hi Team oder Hallo Team,
  • Hallo zusammen,

5 Beispiele für Begrüßungen, die du vermeiden solltest

E-Mail-Anreden, die zu informell oder zu formell sind, können den falschen Ton und falsche Erwartungen wecken. Zudem raten wir dir davon ab, Ausrufezeichen, Emojis, Abkürzungen oder Slang zu verwenden.

  • Hi Frau Smith! (zu informell)
  • Hey Team :) (am besten vermeidest du Emojis in Begrüßungen)
  • Was geht ab zusammen? (zu informell, kann aber je nach Kontext angemessen sein)
  • Sehr geehrte Damen und Herren, (veraltet und unpersönlich)
  • Sehr geehrte Damen und Herren, (zu formell und unpersönlich)

2. Stelle dich und dein Anliegen vor

Nachdem du deine Begrüßung geschrieben hast, solltest du direkt erklären, warum du deine E-Mail schreibst bzw. was ihr Zweck ist. Wenn du deine Empfänger nicht kennst, solltest du dich immer zuerst selbst vorstellen.

Vermeide Witze und Formulierungen, die informell oder unangemessen sind. Wenn deine E-Mail eine Antwort erfordert, äußere deine Bitte so schnell wie möglich.

5 Beispiele für ansprechende Einleitungssätze

Hier sind einige Möglichkeiten, deine E-Mail je nach Situation zu beginnen:

Vorstellung: Mein Name ist Jane Doe und ich würde gerne mehr erfahren über die offene Stelle als [Position] bei [Unternehmen].

Anfrage/Bitte: Ich habe eine Frage zu dieser Aufgabe. Könntest du mir bitte bei Folgendem helfen?

Nachfassen: Ich möchte noch einmal auf meine vorherige E-Mail zurückkommen. Hattest du schon Gelegenheit, (…) zu prüfen?

Nachfassen nach einem Treffen: Es war toll, dich letzte Woche beim [Termin/Treffen] getroffen zu haben. Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, über [Thema] zu sprechen!

Einen Termin vereinbaren: Ich würde gerne deine Meinung zu [Thema] hören. Könnten wir in den nächsten Tagen ein 30-minütiges Telefonat einrichten, um darüber zu sprechen?

3. Überprüfe die Schreibweise von Namen doppelt

Die Rechtschreibung im gesamten Text deiner E-Mail ist wichtig, aber darauf zu achten, dass du den Namen deines Empfängers richtig geschrieben hast, ist ein Muss. Wenn du den Namen deiner Empfänger falsch schreibst, erzeugt das einen respektlosen Ton und wird eine negative Reaktion deines beabsichtigten Empfängers hervorrufen.

Um Vertrauen und eine positive Korrespondenz aufzubauen, solltest du vor dem Senden immer die Schreibweise des Namens deines Empfängers doppelt überprüfen.

4. Achte auf den Ton deiner E-Mail-Begrüßung

Kennst du deinen Empfänger? Ist es ein Vorgesetzter, ein Freund oder ein Kollege? Die Art und Weise, wie du deine E-Mail schreibst, kann sich je nach Empfänger ändern.

Wenn du dich an eine Respektsperson wendest, solltest du deine E-Mail immer professionell halten. Wenn du einen Kollegen ansprichst, den du gut kennst, kannst du dich für eine informellere Schreibweise entscheiden. Du solltest jedoch alle E-Mails respektvoll verfassen und davon ausgehen, dass nach dem Senden jeder deine Nachricht lesen könnte.

Wenn du nicht möchtest, dass dein Chef deine E-Mail liest, solltest du deinen Brief noch einmal überarbeiten.

5. Nutze einen Schreibassistenten für deine E-Mail-Einleitung (und mehr)

Proton Scribe kann dir dabei helfen, den perfekten Einstieg für deine professionelle E-Mail zu verfassen.

Scribe ist ein integrierter Schreibassistent, der in Proton Mail enthalten ist und dir bei all deinen E-Mail-Schreibaufgaben helfen kann.

Prüfe auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, lies Korrektur auf Tippfehler und stelle sicher, dass der passende Ton in deiner gesamten E-Mail einheitlich ist.

Wie alle Proton-Dienste ist auch Scribe durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Proton Mail geschützt, sodass niemand außer den vorgesehenen Empfängern jemals deine Nachrichten — oder deine Entwürfe — sehen kann.

Schreibe bessere E-Mails mit Proton

Eine professionelle E-Mail zu schreiben ist eine Sache, aber die Wahl eines sicheren E-Mail-Anbieters ist ebenso wichtig.

Proton ist ein Ende-zu-Ende-verschlüsselter E-Mail-Dienst, der durch die strengsten Schweizer Datenschutzgesetze abgesichert ist.

Wenn du eine E-Mail mit Proton sendest, gehören deine Daten und deine E-Mail dir — und niemandem sonst.

Proton wird von mehr als 100 Millionen Menschen und Unternehmen auf der ganzen Welt genutzt und setzt sich für den Schutz der Privatsphäre und den Aufbau eines besseren, transparenteren Internets für alle ein.