Ammattimaisen sähköpostin kirjoittaminen on taito, joka jokaisen liike-elämässä toimivan tulisi hallita. Sähköposti ei ole vain yksi yleisimmistä viestintämuodoista, vaan yrityksen työntekijät myös usein lähettävät sen avulla viestejä nopeasti ja tehokkaasti, jakavat tehtäviä, arkistoivat projekteja, tiedottavat toisilleen tärkeistä muistioista ja paljon muuta.
Mutta ennen kuin kirjoitatte sähköpostinne, teidän on laadittava tervehdys, joka herättää lukijan huomion, jotta hän todella avaa ja lukee viestinne.
Jos mietitte, mitkä ovat parhaat sähköpostin aloitukset, tämä artikkeli opettaa teille, miten aloittaa sähköposti ammattimaisesti ja miten puhutella vastaanottajaa työsähköpostissa. Lisäksi saatte sähköpostitervehdys-esimerkkejä sekä tietoa Protonin erityispalvelusta, joka voi auttaa teitä luonnostelemaan viestinne.
Miten kirjoittaa aiherivi, joka saa sähköpostinne avatuksi
Aloittaaksenne sähköpostin haluatte ensin luoda informatiivisen mutta ytimekkään aiherivin.
Hyvä aiherivi voi auttaa varmistamaan, että sähköpostinne luetaan. Ilman huomiota herättävää aihetta sähköpostinne saattaa jäädä huomiotta tai kadota vastaanottajan muiden sähköpostien joukkoon saapuneet-laatikossa.
Kun kirjoitatte aiheriviä, muistakaa sisällyttää siihen sähköpostinne aihe sekä lyhyt toimintakehotus ja/tai aika, johon mennessä odotatte vastausta. Esimerkiksi sanan ”Muistio” sijaan voitte kokeilla muotoa ”Viikottainen muistio – vastausta pyydetään tänään”.
Aiherivinne tulisi olla alle 10 sanaa pitkä, mutta viestiä silti kiireellisyydestä.
Miten luoda parhaat tervehdykset ja sähköpostin aloitukset
On tärkeää tervehtiä kollegoitanne ammattimaisesti. Oikea tasapaino sähköpostietiketin ja selkeyden välillä varmistaa, että laaditte suoran ja tehokkaan viestin, joka saa aikaan toivomanne vastauksen.
1. Käyttäkää asianmukaista sähköpostitervehdystä (+ 15 esimerkkiä)
Aloittakaa sähköpostinne kohteliaalla ja ammattimaisella tervehdyksellä.
3 esimerkkiä virallisista tervehdyksistä
- Arvoisa herra/rouva Smith,
- Hyvää huomenta / päivää / iltaa [titteli + sukunimi],
- Arvoisa tohtori Weber ja professori Sato,
7 esimerkkiä epämuodollisista tervehdyksistä
- Hei Jane,
- Hei Martina ja Antonio,
- Hei Joe,
- Hei Anna,
- Nick,
- Hei tiimi tai Moi tiimi,
- Hei kaikille,
5 esimerkkiä vältettävistä tervehdyksistä
Sähköpostin aloitukset, jotka ovat liian epämuodollisia tai liian virallisia, voivat luoda väärän sävyn ja odotukset. Lisäksi suosittelemme, että ette käytä huutomerkkejä, emojeita, lyhenteitä tai slangia.
- Hei rouva Smith! (liian epämuodollinen)
- Moi tiimi :) (emojeita on parasta välttää tervehdyksissä)
- Mitä kuuluu kaikille? (liian epämuodollinen, mutta saattaa olla sopiva asiayhteydestä riippuen)
- Niille, joita asia koskee, (vanhentunut ja epäpersoonallinen)
- Arvoisa herra tai rouva, (liian virallinen ja epäpersoonallinen)
2. Esitelkää itsenne ja tavoitteenne
Kun olette kirjoittaneet tervehdyksen, teidän kannattaa heti kertoa sähköpostinne syy tai sen tarkoitus. Jos ette tunne vastaanottajaa, teidän tulisi aina ensin esitellä itsenne.
Välttäkää vitsejä ja ilmauksia, jotka ovat epämuodollisia tai sopimattomia. Jos sähköpostinne vaatii vastausta, esittäkää pyyntönne mahdollisimman pian.
5 esimerkkiä mielenkiintoisista aloituslauseista
Tässä on muutamia tapoja aloittaa sähköposti tilanteesta riippuen:
Esittely: Nimeni on Jane Doe ja haluaisin lukea lisää avoinna olevasta [työtehtävä]-paikasta yrityksessä [yritys].
Tiedustelu/Pyyntö: Minulla on kysymys tähän tehtävään liittyen. Voisitteko ystävällisesti auttaa minua seuraavassa asiassa?
Seuranta: Palatakseni edelliseen sähköpostiini. Oletteko ehtineet käydä läpi (…)?
Yhteydenotto tapaamisen jälkeen: Oli hienoa tavata teidät [tapahtuma/tapaaminen] viime viikolla. Kiitos, että varasitte aikaa keskustellaksemme aiheesta [aihe]!
Tapaamisen sopiminen: Haluaisin mielelläni kuulla mielipiteenne aiheesta [aihe]. Voisimmeko sopia 30 minuutin puhelun lähipäivinä keskustellaksemme tästä?
3. Tarkistakaa nimien oikeinkirjoitus huolellisesti
Koko sähköpostin tekstiosan oikeinkirjoitus on tärkeää, mutta vastaanottajan nimen kirjoittaminen oikein on ehdoton edellytys. Vastaanottajan nimen kirjoittaminen väärin luo epäkunnioittavan sävyn ja aiheuttaa kielteisen reaktion tarkoitetussa vastaanottajassa.
Luottamuksen ja positiivisen kirjeenvaihdon rakentamiseksi tarkistakaa aina vastaanottajan nimen oikeinkirjoitus ennen lähettämistä.
4. Huomioikaa sähköpostitervehdyksenne sävy
Tunnetteko vastaanottajanne? Onko hän esihenkilö, ystävä vai kollega? Tapa, jolla kirjoitatte sähköpostinne, saattaa muuttua vastaanottajan mukaan.
Jos puhuttelette auktoriteettiasemassa olevaa henkilöä, pitäkää sähköpostinne aina ammattimaisena. Jos taas puhuttelette kollegaa, jonka tunnette hyvin, voitte päättää kirjoittaa epämuodollisemmin. Kaikki sähköpostit tulisi kuitenkin kirjoittaa kunnioittavasti ja olettaa, että lähettämisen jälkeen kuka tahansa voi päätyä lukemaan viestinne.
Jos ette haluaisi esihenkilönne lukevan sähköpostianne, harkitkaa kirjeenne kirjoittamista uudelleen.
5. Käyttäkää kirjoitusapuria sähköpostinne aloituksessa (ja muussa)
Proton Scribe voi auttaa teitä laatimaan täydellisen aloituksen ammatilliseen sähköpostiinne.
Scribe on Proton Mailiin sisäänrakennettu kirjoitusavustaja, joka voi auttaa teitä kaikissa sähköpostien kirjoitustehtävissänne.
Tarkistakaa oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet, oikolukekaa kirjoitusvirheet ja varmistakaa, että sopiva äänensävy säilyy yhtenäisenä koko sähköpostissanne.
Kuten kaikki Proton-palvelut, myös Scribe on suojattu Proton Mailin päästä päähän -salauksella, mikä varmistaa, ettei kukaan muu kuin tarkoitettu vastaanottaja näe koskaan viestejänne — tai luonnoksianne.
Kirjoittakaa parempia sähköposteja Protonin avulla
Ammatillisen sähköpostin kirjoittaminen on yksi asia, mutta turvallisen sähköpostipalvelun valitseminen on aivan yhtä tärkeää.
Proton on päästä päähän -salattu sähköpostipalvelu, jota suojaavat Sveitsin tiukimmat yksityisyyslait.
Kun lähetätte sähköpostia Protonilla, tietonne ja sähköpostinne kuuluvat teille — eivät kenellekään muulle.
Yli 100 miljoonan ihmisen ja yrityksen ympäri maailmaa käyttämä Proton on sitoutunut yksityisyyteen ja paremman, avoimemman internetin rakentamiseen kaikille.
