Que vous contactiez un collègue, postuliez à un emploi ou développiez votre réseau, la manière dont vous mettez en forme votre message peut avoir un impact considérable sur la façon dont il est reçu.

Le format de message fait référence à la structure et à la présentation d’un e-mail, conçues pour garantir une communication claire, professionnelle et facile à lire. Un message bien formaté qui respecte l’ étiquette en matière d’e-mail transmet son message efficacement tout en respectant le temps et l’attention du destinataire, ce qui est essentiel pour des interactions personnelles, professionnelles et formelles réussies.

Ce guide couvre les bases du format de message avec des conseils et des exemples pour vous aider à rédiger des e-mails clairs et professionnels. Vous découvrirez également comment Proton Mail peut faciliter la rédaction de messages bien structurés.

Comprendre le contexte d’un message

Avant de commencer à rédiger, il est important de prendre en compte le contexte de votre message. Vous devez adapter votre ton et votre niveau de formalité en fonction de votre relation avec le destinataire. Par exemple, un message adressé à un collègue peut être plus décontracté qu’un e-mail professionnel envoyé à un client ou à un employeur potentiel.

De plus, vous devez identifier si votre message est informatif, s’il s’agit d’une demande ou d’un suivi, afin de vous aider à façonner votre contenu et votre ton :

  • Un message informatif doit être clair et concis, en privilégiant les faits, les mises à jour ou les instructions avec des puces ou un format structuré. Il tend à avoir un ton neutre et direct, comme « Je vous contacte pour partager le rapport de ventes du T3. »
  • Un message de demande indique clairement ce dont vous avez besoin dès le début du message, suivi de détails ou de raisons. Il nécessite un ton poli et persuasif pour encourager le destinataire à agir, comme « Pourriez-vous s’il vous plaît examiner le document joint d’ici vendredi ? »
  • Un message de suivi doit commencer par faire référence au message initial ou à la conversation avant de réitérer l’objet. Il nécessite souvent un équilibre entre persévérance polie et professionnalisme, comme « Je souhaitais faire un suivi concernant mon précédent message sur le calendrier de la réunion. »

Composants clés du format de message

Un e-mail bien formaté est composé de plusieurs éléments qui fonctionnent ensemble pour garantir la clarté, le professionnalisme et une communication efficace :

Objet

L’objet est souvent la première chose que voit votre destinataire, il doit donc être clair et concis, donnant au destinataire une idée de ce à quoi s’attendre. Il est important de transmettre l’objet du message et de commencer par des mots exploitables comme « Mise à jour », « Demande », « Rappel » ou « Invitation » pour définir les attentes. Par exemple, au lieu de « À propos de la date limite », utilisez « Rappel : Date limite de soumission le 5 déc. »

Visez 50 caractères ou moins pour garantir que l’objet soit entièrement visible dans la plupart des boîtes de réception, en particulier sur les appareils mobiles. De plus, vous devez éviter les objets trompeurs et les mots qui pourraient déclencher des filtres anti-indésirables ou sembler non professionnels, comme « Gratuit », « Urgent !!! » ou l’utilisation excessive de points d’exclamation.

Salutation

La salutation est le message d’ouverture de votre e-mail, définissant le ton et montrant du respect pour le lecteur. Le choix de la salutation appropriée dépend du contexte, de la formalité et de votre relation avec le destinataire :

  • Les salutations formelles doivent être utilisées lorsque vous écrivez à quelqu’un que vous ne connaissez pas bien, dans des contextes professionnels (propositions commerciales, plaintes formelles, candidatures, lettres de motivation), ou lorsque vous vous adressez à des collègues seniors ou à des clients. Par exemple, « Cher/Chère [prénom nom], », « Cher/Chère M./Mme/Dr [nom], », « Cher/Chère [titre de poste/département], » ou « À qui de droit » (si le destinataire est inconnu).
  • Les salutations semi-formelles trouvent un équilibre entre professionnalisme et approche accessible, ce qui les rend adaptées aux communications internes, aux messages de réseautage, aux messages professionnels de routine, aux collègues ou aux connaissances. Par exemple, « Bonjour [prénom], », « Salut [prénom], », « Bonjour [prénom], » ou « Chère équipe. »
  • Les salutations informelles créent un ton amical et accessible pour des relations décontractées ou familières, comme les messages à des amis ou à des collègues proches, les mises à jour d’équipe ou de projet dans des contextes informels, les notes rapides ou les annonces informelles. Par exemple, « Salut tout le monde », « Hé [prénom], », « Bonjour à tous » ou « Salut à tous. »

Paragraphe d’ouverture

Si vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, commencez par une auto-introduction qui identifie clairement qui vous êtes et pourquoi vous contactez cette personne, comme « Je m’appelle John Smith et je suis chasseur de têtes pour la société ABC. Je me spécialise dans la connexion des meilleurs talents avec des opportunités passionnantes dans l’industrie technologique. » De plus, vous devez mentionner toute connexion mutuelle, comme « J’ai été orienté vers vous par Jane Doe, qui a beaucoup parlé de votre travail. »

Lors d’un suivi ou de la poursuite d’une conversation, utilisez une formule de politesse avant d’entrer dans le contenu principal, comme « J’espère que vous passez une excellente journée. Je fais un suivi concernant notre discussion précédente sur [problème spécifique]. » Assurez-vous de reconnaître toute interaction ou mise à jour récente avec quelque chose comme « Merci pour votre contribution perspicace lors de la réunion de la semaine dernière. »

Si vous abordez un sujet sensible ou difficile, commencez par une déclaration polie et empathique avant d’aborder la question, comme « J’espère que tout va bien. Je souhaiterais faire le point sur vos missions actuelles afin de clarifier quelques points. »

Un message écrit pour plusieurs destinataires doit inclure une ouverture qui reconnaît le groupe ou l’objectif commun, comme « Merci à tous pour vos efforts sur le projet récent. Je souhaitais fournir quelques mises à jour et discuter des prochaines étapes. »

Contenu principal

Commencez le corps du message en offrant un contexte pertinent ou des informations de base pour aider le destinataire à comprendre l’objet de votre message. Par exemple, « Comme discuté lors de notre dernière réunion, nous allons de l’avant avec la stratégie marketing mise à jour. »

Pour rendre votre message plus facile à lire, divisez-le en paragraphes courts et digestes, chacun se concentrant sur une idée unique. Par exemple, le premier paragraphe présente le sujet principal, le deuxième plonge dans les détails et le troisième résume les points clés ou les prochaines étapes.

Organisez les informations complexes ou les points multiples sous forme de puces ou de listes numérotées, ce qui aide le destinataire à scanner le message et à comprendre les détails clés plus rapidement. Le formatage tel que le gras, l’italique ou le soulignement attire l’attention sur les détails critiques, mais évitez de les abuser pour maintenir un ton professionnel. Par exemple :

« Pour terminer le processus, veuillez :

  1. Examiner le document joint.
  2. Fournir vos commentaires d’ici le vendredi 8 déc..
  3. Confirmer les prochaines étapes par message. »

Paragraphe de clôture

Le paragraphe de clôture est votre dernière opportunité de renforcer votre message, de laisser une impression positive et d’encourager une réponse ou une action. Utilisez cette section pour :

  • Résumer vos points principaux. Par exemple, « Pour récapituler, je sollicite votre avis sur la proposition jointe pour garantir qu’elle s’aligne avec nos objectifs. »
  • Passer en revue les actions ou les suivis requis, comme « Veuillez me faire savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’informations supplémentaires avant de prendre une décision. »
  • Montrer votre appréciation pour le temps du destinataire avec quelque chose comme « J’apprécie votre attention portée à cette question. »
  • Terminer sur une note positive. Par exemple, « Je suis impatient de connaître votre perspective à ce sujet et de discuter des prochaines étapes. »

Signature

Comme pour la salutation, le choix de la signature appropriée dépend du niveau de formalité, du contexte de votre message et de votre relation avec le destinataire :

  • Clôtures formelles : « Cordialement », « Respectueusement », « Sincèrement vôtre », (pour des contextes très formels), « Sincères salutations. »
  • Clôtures semi-formelles : « Bien cordialement », « Cordialement », « Chaleureusement », « Merci. »
  • Clôtures informelles : « Bien à vous », « À bientôt », « Merci encore », « Prenez soin de vous », « Cordialement. »

Signature

Incluez toujours votre nom complet et vos informations de contact dans les messages professionnels pour garantir que le destinataire sache qui vous êtes, surtout si vous contactez quelqu’un pour la première fois ou si votre nom n’est pas immédiatement reconnaissable. Par exemple :

« Cordialement,

John Smith

Responsable marketing, ABC Company

john.smith@abccompany.com | (123) 456-7890 »

Plus de conseils sur le format de message

Rédiger un message visuellement attrayant et soigné améliore la lisibilité et garantit que votre message soit pris au sérieux. Voici des conseils supplémentaires pour formater votre message efficacement :

  • Utilisez des polices standard et faciles à lire comme Arial, Times New Roman ou Calibri, une taille de 12 points, et évitez les polices décoratives qui pourraient détourner l’attention de votre message. Proton Mail propose un éditeur avec de nombreuses options, notamment la police, la couleur d’arrière-plan, une bibliothèque d’emojis, ainsi que la possibilité de redimensionner les images et d’effacer toute mise en forme du texte copié en un seul clic.
  • Insérez une ligne vide entre les paragraphes pour créer de l’espace et éviter un aspect encombré.
  • Vérifiez les fautes de frappe et les erreurs grammaticales avant d’envoyer, et utilisez les fonctionnalités de vérification orthographique intégrées pour détecter les erreurs.
  • Évitez un langage trop familier dans les messages formels. L’argot et les abréviations (par exemple, utiliser des raccourcis au lieu du mot complet) sont souvent considérés comme manquant de professionnalisme.
  • S’il est important de fournir suffisamment d’informations pour éviter toute ambiguïté, soyez concis et allez à l’essentiel. Évitez le jargon inutile ou les explications trop longues.
  • Les messages longs peuvent submerger le lecteur, alors soyez bref et allez à l’essentiel. Privilégiez plutôt un sujet par message. Si vous devez inclure des informations détaillées, envisagez de joindre un document ou d’utiliser Proton Drive(nouvelle fenêtre) pour partager en toute sécurité des liens vers votre document.
  • Mentionnez toute pièce jointe dans le corps du message (par exemple, « Veuillez trouver la proposition de projet ci-jointe pour examen ») et assurez-vous que vos pièces jointes ont un nom clair et descriptif (par exemple, « CV_Jean_Dupont.pdf » au lieu de « document.pdf »).

Améliorez la mise en forme de vos messages avec Proton Scribe

Proton Scribe est un assistant de rédaction axé sur le respect de la vie privée intégré à Proton Mail, conçu pour vous aider à rédiger des messages clairs, professionnels et bien structurés. En fournissant une brève instruction, Scribe peut générer un brouillon complet, vous aidant à surmonter le syndrome de la page blanche et à vous concentrer sur l’essentiel au lieu de chercher à rendre le message parfait.

Scribe propose des options pour relire vos messages, corriger les erreurs grammaticales et les fautes de frappe, et peut ajuster le ton pour le rendre plus formel ou amical selon vos besoins. Contrairement à certains outils d’IA qui peuvent compromettre le respect de la vie privée, Scribe peut s’exécuter localement sur votre appareil, garantissant ainsi que vos données restent protégées par un chiffrement de bout en bout et ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles linguistiques.

Protégez votre vie privée avec Proton Mail

Avec Proton Mail, vous ne bénéficiez pas seulement de Scribe — vous obtenez une boite mail sécurisée qui garantit que vos conversations restent privées et accessibles uniquement à vous et à vos destinataires. Vous pouvez protéger vos messages par mot de passe, définir des dates d’expiration et annuler l’envoi de messages pour effectuer des ajustements supplémentaires.

Il est facile de transférer vos données vers Proton Mail grâce à notre fonctionnalité Easy Switch, qui transfère en toute sécurité vos messages, calendriers et contacts.

Nous avons à cœur de faire du respect de la vie privée le fondement d’Internet. Proton Mail n’est qu’une partie d’un écosystème chiffré protégeant vos messages, mots de passe, connexions Internet(nouvelle fenêtre), cloud(nouvelle fenêtre), calendrier et actifs numériques.